CRM система для детского сада. Из чего выбирал и почему Bitrix24?

Выбор CRM ДЛЯ учебного центра

Сверим понятия.Что такое Crm?

CRM в переводе с английского (customer relationship management) — система работы с клиентами. Эффективное взаимодействие с клиентами — это ключ к построению успешного бизнеса и поддержания его на плаву.

Как обычно работает бизнес без CRM?

  1. Клиент обращается к вам. (Приходит заявка, человек заходит в офис или звонит по телефону.)
  2. Менеджер рассказывает про услуги
  3. Клиент принимает решение.
  4. Если все хорошо — менеджер выставляет счет, родители платят по счету и дети начинают заниматься.

Вот здесь CRM система кажется не нужна,но… Большая часть клиентов не следует этому сценарию. Частые ответы:

  • сейчас нет денег
  • “сейчас не готовы принять решение”
  • смотрят другие варианты
  • еще нужно посоветоваться с родственниками.

Что в таком случае делает менеджер без CRM системы? Правально. Он записывает человека на листочек или в Excel и в лучшем случае ставит себе напоминание “Перезвонить”. (Если за этим не следят, то и вовсе не фиксируют людей, которые не купили сразу)

Причины внедрить CRM.

1) Надоело терять заявки

Вы создаете входящий поток клиентов через рекламу в интернете, сарафанное радио, стенды и листовки. Люди начинают обращаться к вам и знакомиться с вашим предложением, но если они не готовы сразу покупать, то заявки для вас теряются, а вместе с ними и деньги вложенные в рекламу.

2) Нужно контролировать сотрудников

Если сотрудники на телефоне и обрабатывающие заявки не заинтересованы в продаже и у них не меняется зарплата в зависимости от успехов — это ведет к тому, что заявки начинают теряться, клиентам не перезванивают, а прибыль падает.

3) Повысить эффективность рекламы

Если вы не знаете откуда пришли ваши клиенты, сколько стоило их привлечение и как с ними строилось взаимодействие до продажи, то что вы можете улучшить?

Важный принцип прогресса: чтобы его заметить — нужно его измерить.

Tim Ferris (blogger)

Без текущих показателей, вы не сможете оценить рациональность своих волжений в рекламу.

Дать клиентам почувствовать себя особенными

Это автоматические всплывающие карточки клиента при входящем звонке. Это позволяет принимающему звонок сразу увидеть ключевые моменты о клиенте:

  • Имя
  • Адрес
  • Количество детей и их имена
  • Какой сервис интересен

Дополнительные фишки: все письма и звонки подгружаются сразу в базу в карточку клиента, можно отследить действия каждого менеджера, клиент получает автоматически письма + смс + уведомления, в зависимости от его текущего статуса.

Почему чужие системы для детских садов не подойдут?

Такие системы реализовывали специфичные задачи. Когда их начали продавать, в них осталось множество ненужных функций, не предусмотрены интеграции и системы не рассчитаны на другие типы бизнеса.


Какие системы я пробовал?

Holyhope CRM

Об этой системе я читал еще задолго до ее тестирования. Авторы не поскупились и разместили много проплаченных обзоров в интернете.

Карточка пользователя

После быстрой регистрации и автоматического создания личного кабинета мы попадаем в карточку пользователя.

Тут мы видим:

  • Задачи данному пользователю, контактные данные, рейтинг (балльная система для штрафов и поощрений).
  • В системе можно создавать и индивидуальные поля под свои нужды, но есть уже и группа предустановленных и их вполне хватит.
  • Реализована поддержка разных филиалов и множества групп. Удобная система расчета вместимости. Для каждой аудитории вы задаете максимум и потом система не позволит вам поместить больше учеников в эту аудиторию, чем это возможно.
  • Тур по системе обрывается довольно неожиданно и множество настроек не покрывает, у сервиса есть бесплатная ознакомительная скайп-консультация.

Расписание

Расписание Holyhope

Расписание для крупных школ сделано действительно удобно. Можно смотреть данные по занятым аудиториям, преподавателям и просто смотреть и экспортировать текущие данные в эксель. Гибкие настройки и выделения цветом.

Личное мнение

Задачи

Задачи Holyhope

Ведение и постановку задач сделали избыточно навороченной. Все коммуникации делятся на типы, способы связи, входящие/исходящие и другое. Поля скрыть нельзя и интерфейс постановки задачи выглядит слишком сложно для простого менеджера небольшой школы, но если у вас в день ставится более 100 задач, то вам это будет удобно.

Маркетинг

В систему интегрированы и маркетинговые мероприятия: смс-рассылки, email-рассылки, письма клиентам, источники по ним и воронка продаж.

Цены Holyhope

Цены Holyhope

У этой системы есть вариант покупки коробочной версии с установкой на ваш сервер. Удовольствие обойдется в 500 тыс. рублей.

По личному запросу в отделе продаж

Плюсы Holyhope

Очень удобная система расписания.


Удобное разграничение прав доступа к данным.


Возможность создавать пользовательские поля.


Возможность интеграции с сайтом (Прием заявок + личные кабинеты учеников)


Возможность загружать домашние задания и контролировать + принимать оплату онлайн.

Минусы Holyhope

Ориентирована на крупные бизнесы, сетевые истории

Недоступны финансовые опции на тарифах ниже максимального

Платная интеграция с сайтом (Разместить код для формы за 2-3 тысячи рублей)

Вывод

Один из топовых игроков рынка, система больше заточена на работу с клиентами, чем на продажи. Не подойдет и окажется слишком сложной для школ с небольшим количеством учеников. Много бесполезных и непонятных для рядовых сотрудников функций.
Ссылка на сайт https://holyhope.ru/

Отмечалка

Crm отмечалка
Crm отмечалка

Рассказать обо всем за первые 5 секунд или “Юзабилити это не про нас”

Сказать что интерфейс перегружен — это ничего не сказать. На главном рабочем столе: сканер штрихкодов, склад, задачи, звонки,
Над юзабилити стоит еще работать.

Непригодна для использования в учебном центре и сильно перегружена.

Bpm’online от terrasoft

Screenshot_21

Четкий, современный и структурированный сайт. Крупная система, состоящая из трех ключевых блоков: маркетинг, продажи, клиентский сервис.

Регистрация и первые шаги

BMP ONLINE CRM

Нас встречает главный экран.

В систему сразу загружается демо-база и можно увидеть все элементы интерфейса в действии.

Плюсы и минусы bpm’online

BMP ONLINE CRM


Система показывается в контекстной рекламе, но для учебного центра она не подходит:

  • Многоуровневый маркетинг с триггерами, аналитикой, картами кликов на каждое письмо и много-много чего еще.
  • Одна страница настроек занимает шесть экранов.
  • Система используется крупными компаниями вроде Теле2, для которых выбор в пользу bpm’online вполне оправдан.

Tallanto — CRM система для управления учебным центром

После регистрации в Tallanto вам не создается личный демо-кабинет, а просто дается демо к общей системе.

Регистрация и первые шаги

Tallanto регистрация

После входа в демо-кабинет попадаем на главный экран. Можно менять его на свое усмотрение и действительно подстроить рабочую область для себя.

Обработка входящего потока заявок

Техподдержка Tallanto

“Данные шаги необходимо обязательно проделать перед любым обращением в тех поддержку по вопросу передачи данных.”
От владельца учебного центра ждут, что он будет знать что такое PHP файл, как загрузить его по FTP на сервер, запустить и проанализировать ответ И ТОЛЬКО ПОТОМ обращаться в техническую поддержку.
Tallanto

Заявки можно подтягивать в систему автоматически с сайта, но не предусмотрено никаких удобных интеграций с zapier или API. Все делается через добавление кода к форме приема заявок, причем это не просто.

Работа с текущими клиентами

Tallanto

Для работы с клиентами функционал гораздо шире, и несмотря на неудобства интерфейса, есть много полезных функций: можно создать абонементы и отслеживать оплаты + посещения с автоматическим расчетом баланса.
Есть список задач с группировкой задач по типам, результатам и статусам.

Расписание и занятия

Tallanto

Для создания занятий экран выбора параметров сделан на 2 экрана. Из удобных аспектов:

  • Напоминания для преподавателей
  • Письма для посетивших занятия
  • Возможность синхронизации расписания занятий с внешними календарями, онлайн запись и оплату.

Расписание внутри системы учитывает аудитории, их предельную наполняемость и дает возможность фильтровать результаты.

Возможные фильтры: по аудиториям, преподавателям, филиалам, группам, предметам и сохранять условия фильтров. Для многих учебных центров реализация расписания в подобном функциональном ключе является главным фактором принятия решения и они готовы закрыть глаза на многие недоделки.

Маркетинг

Tallanto

В систему интегрированы смс и email рассылки и вся аналитика тоже подгружается, все наглядно, с графиками и удобно для сотрудников. Не нужно переключаться между вкладками, осваивать отдельных системы рассылок и запоминать логины и пароли.
Есть одна забавная кнопка “Добавить в список рассылки” прямо под колонкой “отписавшиеся”.
Получается человек выразил свое нежелание получать корреспонденцию от учебного центра, а мы его без спросу добавляем обратно. Подобными действиями вы только будете вынуждать пользователей удалять ваши письма и помечать их спамом, что негативно скажется на доставляемости всех ваших писем.

Цены Tallanto

Tallanto

Плюсы Tallanto

Можно настроить главную страницу под себя

Интегрированы рассылки и их аналитика.

Есть система абонементов и можно списывать деньги с личного счета ученика.

Минусы Tallanto

Нет вводного тура по системе.

Неадаптивный сайт

Дорогие тарифные планы и искусственные ограничения.

Неудобные и запутанные интеграции.

Вывод

Перегруженные экраны и сложные интеграции стали главной причиной отказаться от Tallanto.
Ссылка на сайт http://tallanto.com/ru

WireCRM

Обзор WireCRM Онлайн CRM система

Экран-приветствие.

Простота, понятность, последовательность.

Мастер импорта помогает нам загрузить базу клиентов и сделок в систему. Главный экран — это рабочий стол, на котором у вас все дела и задачи + их расстановка в календаре.
Кнопка “редактировать” позволяет еще и отключить лишнее.
Интерфейс интуитивный.

Wirecrm

Магазин приложений или расширяем возможности.

После регистрации функций нет, но открываем магазин приложений и ставим все модули, которые нам нужны.

Доступны модули:

  • Продукты и услуги
  • Холодные контакты
  • Файловый архив
  • Обращения
  • Комментарии в карточках
  • Заказы
  • Заметки и примечания, корпоративный чат, приходы, платежи, интеграция с сайтом, история изменений карточек

Вывод

Система WireCRM — это хоть и продвинутая, но CRM система БЕЗ приставки “для учебного центра”. Тут можно довести клиента до покупки, удобно следить за лидами, рассылать коммерческие предложения и фиксировать звонки, но удобного функционала по ведению клиента после продажи нет.
Ссылка на сайт https://wirecrm.com/

Alfa CRM

CRM-система №1 для учебного центра.

Позиционирование на сайте системы.

Главная фишка системы — это интерактивный календарь.

Alfacrm

За вас обещают сделать:

  • Импорт клиентов
  • Настройки тарифов за уроки
  • Интеграцию с сайтом
  • Обучение сотрудников.

Календарь сделан очень удобно и нет ничего лишнего, при этом мы сразу видим какие кабинеты, сколько в них людей, какие занятия и кто именно там. Тут же можно и отменять занятия, отмечать учеников и пользоваться гибким фильтром.
Календарь нельзя вынести на сайт или синхронизировать с google, экспорта в пдф или excel тоже нет. Только печать из браузера.

Задачи

Alfacrm

Задачи сделаны на мой взгляд удобно, лишних полей нет и есть возможность ставить приватные и публичные задачи. Система устроена таким образом, что на главном экране мы сразу можем видеть пул общих задач.
Есть история редактирования задач и можно отследить, если кто-то из менеджеров случайно удалит или поменяет важную информацию в задаче.

Проведенные уроки

Детальная история по всем проведенным урокам, ученикам которые присутствовали, с группировкой и фильтрами.
Это дополнительно фиксируется в карточках учеников и учителей и потом можно быстро рассчитать заработную плату или выставить счет за уроки.

Учащиеся

AlfaCRM

В карточке клиента или учащегося отображается вся информация на одном экране сразу, что очень удобно. Можно в 2 клика внести деньги за человека, они отобразятся в истории.
Есть количество проведенных уроков, баланс ученика, статус, ответственный. Можно напрямую из карточки отправить смс и email.
Если мы отмечаем урок проведенным, то статус меняется для всех учеников сразу и фиксируется в истории.

Группы и учителя

AlfaCRM

За каждым учеником закрепляется определенная группа или формат индивидуальных занятий для удобства учета. Для преподавателей сделан отдельный раздел и можно сделать “выписку” по проведенным урокам на каждого и его заработной плате.

Обработка входящего потока заявок и маркетинг

AlfaCRM

В разделе лидов учтено почти все, что нужно для удобной обработки входящих заявок: есть интеграция с телефонией, подгрузка звонков, фильтр по источникам и статусам и интегрированные в систему email+смс рассылки. В системе не предусмотрено возможности поставить задачу или напоминание по лиду.

Плюсы Alfa CRM

Глубокая интеграция email и смс рассылок и автоматическая подгрузка в карточки клиентов.

Интеграцию с ip телефонией и сайтом сделают за вас.

Есть возможность сделать кабинеты для учителей и учеников для удобства контроля занятий.

Минусы Alfa CRM

При конвертации лида в клиента теряются записи разговоров и история взаимодействия с человеком.

Любые настройки интеграций и импорт только через тех. поддержку

Нет возможности ставить задачи лидам.

Цены Alfa CRM

Alfa CRm

Тарифы начинаются от 1500р. в месяц, за эти деньги вы получаете неограниченный функционал, но только 1 пользователя и одного сотрудника.
Если вам все же нужны сотрудники в системе, то ценник со всеми функциями будет от 2350р.

Вывод

Быстрая CRM система, с продуманным интерфейсом и всем необходимым функционалом.
Ссылка на сайт https://alfacrm.pro/
Прямая ссылка на демо 

Bitrix24

Bitrix24 для учебных центров

Это бесплатное решение с множеством функций. После регистрации вы получаете внутреннюю социальную сеть, с файловым хранилищем, чатами, лайками и сотнями интеграций «из коробки».
Бесплатного тарифа хватит даже крупной школе и при определенном тренинге для сотрудников в этой системе можно комфортно и удобно работать.
После регистрации вы попадаете на главный экран.
Сначала все может показаться слишком сложным и перегруженным, но это не так.
Если разобраться, то все ненужные функции, поля, фильтры, настройки можно скрыть. Это фактически громадный конструктор и все детали интерфейса, настройки и отображение колонок можно менять.
Когда я первый раз внедрил в bitrix24 в детском саду мне приходилось настраивать вид отображения контактов, лидов и прочих разделов CRM каждому сотруднику, но есть удобный лайфхак:
Можно настроить все поля один раз, задать настройки для всех и забрать у сотрудников права на изменение. Таким образом вид будет единый для всех и никто не сможет ничего сломать.

Цена бесплатности

Bitrix24 для учебных центров

С битриксом нужно разобраться и он не интуитивен. Но есть тур по системе и тех. поддержка закрепляет бесплатно консультанта за вами на 30 дней, чтобы он помогал вам и настраивал систему вместе с вами.
Для тех из вас, кто будет разбираться в битриксе — сразу отмечу, что самый неочевидный момент — это настройка статусов и других полей. Этот раздел сложно найти. Смотрите скриншот

Интеграции и ip телефония

Bitrix24 для учебных центров

С битриксом вы вообще можете не пользоваться никакими другими провайдерами sip, а подключить номер напрямую из кабинета и распределить его в простом редакторе по сотрудникам.

Сотрудники смогут сразу звонить напрямую через сайт, без покупки телефонов и можно настроить SIP трубки.

Задачи

Bitrix24 для учебных центров

Экран задач изначально сильно перегружен, но вы можете оставить только то, что вам нужно. В задачах есть возможность прикладывать файлы, добавить чеклисты и вместе работать над большими проектами, разбивая их в маленькие.

Ведение клиентов и их посещений

Стандартных средств в битриксе для этого не предусмотрено, но это можно реализовать. Я делал через календарь и комментарии, а потом и вовсе перешел на то, что сотрудники заполняли доп поля в карточках клиентов, ставя статусы. (Смотрите настройки доп. полей)

Дополнительные модули

Bitrix24 для учебных центров

В системе есть множество бесплатных и платных дополнительных модулей, которые могут сильно расширить функционал.
Интеграция с сайтом в 1 клик, диаграммы, конструктор документов и отчетов и много чего еще.
Звонки и записи разговоров привязываются к карточкам клиентов автоматически при работе с любой телефонией.

Конструктор сайтов

С 2018 года битрикс добавил бесплатный конструктор сайтов и лендингов в систему.

Сайты получаются красивые и адаптивные. Вы оперируете аккуратными блоками и можете менять в них только тексты и картинки. Блоков очень много и выглядят они все стильно. Все это бесплатно и без ограничений.

Есть возможность вставлять любые javascript и css коды в страницы сайта, а это открывает безграничные возможности для кастомизации внешнего вида и подключения сторонних интеграций.
Внизу каждой страницы будет указываться копирайт битрикса, но эта надпись пропадает если пользуетесь любым платным тарифом.
Есть автоматическая генерация файла robots.txt и карты сайта.

Цены Bitrix24

Bitrix24 для учебных центров


Всем функционалом системы можно пользоваться бесплатно, а использовать бизнес-инструменты смогут до 12 человек.
Минимальный платный тариф стоит всего 990р, и он снимает все ограничения со всех модулей системы, и убирает копирайты с конструктора сайтов.

Плюсы Bitrix24

Совершенно бесплатная система с огромным количеством дополнительных модулей и функций.

Полная интеграция почты в систему. Входящие + исходящие.

Конструктор сайтов. Настройка ип-телефонии и многих интеграций в 2 клика.

Неинтуитивный интерфейс.

На первоначальное освоение может уйти больше двух недель.

Вывод

В итоге я остановился на системе битрикс и использую его в одном из детских садов. Что повлияло на этот выбор:

  • Ненужный функционал можно отключить.
  • Экраны отображения и поля настраиваются один раз и блокируются на изменения.
  • История действий записывается.
  • Гибкие настройки безопасности, которые позволяют ограничить права менеджеров и защитить базу от копирования.

На что обращать внимание при выборе и внедрении CRM?

  • Еще до выбора и внедрения CRM составьте список того, что вы хотите упростить, автоматизировать и контролировать.
  • Протестируйте несколько систем.
  • Не спешите отказываться от системы, если у вас что-то не получилось, так как порой нужный функционал присутствует, просто неочевиден или спрятан.
  • Воспользуйтесь этим чек-листом, составленным одном из авторов Tilda.Чек-лист теста CRM системы.

А какой CRM системой пользуетесь вы?

comments powered by HyperComments
Top